Заявление на подотчет директора

Заявление на подотчет директора

Как начислить и выплатить суточные в 1С 8

Отправка работника предприятия в командировку начинается с приказа директора. Сотрудника ставят об этом в известность, и, если договоренность достигнута, приказ передается в бухгалтерию (порядок операций на разных предприятиях может быть другим).

В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег в подотчет.

Как правило, деньги выдаются из кассы. Выдача при этом оформляется «Расходным кассовым ордером«. Хотя в последнее время средства можно перечислить банковским платежом на карточку сотрудника. При этом создается документ «Списание с расчетного счета«.

По возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться за потраченные деньги. Для этого в 1С 8.3 служит документ «Авансовый отчет«.

Теперь документ можно провести и посмотреть проводки по выдаче командировочных, которые 1С Бухгалтерия 8.3 сформирует:

В первую очередь выбираем подотчетника. Затем на вкладке «Авансы» нажимаем кнопку «Добавить» и в колонке «Документ аванса» выбираем расходный ордер, выписанный ранее (предварительно откроется окно, где нужно выбрать, какой вид документа нам нужен):

В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

Создается «Авансовый отчет» в том же разделе, где и «Кассовые документы».

В бухгалтерии выписывается командировочное удостоверение (на основании приказа директора). Эти документы в типовой конфигурации 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия 3.0» не оформляются.

Составляем заявление на подотчет от директора

ВАЖНО! Если подотчетные средства перечисляются на платежную карту (зарплатную, корпоративную), заявление от подотчетника или распорядительный документ, по мнению финансового ведомства РФ, также необходимо. Об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Руководитель вправе составить заявление о выдаче подотчетных сумм. Но оформляться оно будет несколько иначе.

В крупных компаниях, где предусмотрено несколько должностей директоров, такая ситуация может быть успешнее разрешена, когда заявление директора о подотчете завизирует, к примеру, исполнительный директор.

Исправлять подобного рода ошибки следует лишь за последние 2 месяца, ведь в соответствии с п. 1 ст. 4.5 КоАП срок давности для наложения административной ответственности составляет 2 месяца от даты совершения нарушения.

В распорядительном документе должны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

Больше информации об ответственности за нарушение кассовой дисциплины — в нашей статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Авансовый отчет по выдаваемым самому директору подотчетным средствам также должен быть предоставлен в бухгалтерию, а остатки возвращены в кассу не позднее 3 дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет, либо же (если директор находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода руководителя на работу.

Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица самостоятельно указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а директор только утверждает их. При выдаче денег под отчет директором самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.

С образцом заявления можно ознакомиться на нашем сайте.

Задайте вопрос, например: Что делать, если заплатили сотруднику зарплату ниже МРОТ

Нажмите « Как хранить бухгалтерские документы », чтобы открыть эту рекомендацию.

Давайте попробуем им воспользоваться.
Для начала введите номер « 29 », чтобы искать документы только с этим номером.

Мы всегда готовы оказать необходимую помощь или проконсультировать вас по обновлению или установке нового браузера.

Нажмите « Избранное », чтобы посмотреть все избранные документы.

Уважаемый пользователь, вы используете для работы с БСС «Система Главбух» устаревший браузер Opera 10.0.

Присоединяйтесь к пользователям по всему миру, которые идут в ногу со временем и уже отказались от устаревших браузеров!

Мы подобрали несколько рекомендаций, которые Вам помогут

Мы все сталкиваемся с трудностями и стрессами на рабочем месте. Как все успеть? Как совместить работу и личную жизнь? Как найти общий язык с начальством и коллегами?

Введите телефон и пользуйтесь Системой без ограничений

Как правильно вести кассовую книгу по новым правилам с 2017 года

Размеры штрафов могут составлять до пяти тысяч рублей (на директора) и до пятидесяти тысяч рублей (на предприятие). Чтобы таких проблем не возникло, следует правильно вести книгу и другие бухгалтерские документы, относясь к ним со всей внимательностью.

До недавнего времени ведение кассовых книг было обязательным для всех индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, однако в 2014 году, по распоряжению Центробанка РФ, индивидуальные предприниматели и небольшие предприятия (с численностью до 100 сотрудников и годовым оборотом не более 400 миллионов рублей) были от этого освобождены. Правда, многие предприниматели продолжают заполнять кассовые книги и сегодня, поскольку их ведение упрощает налоговый учет.

Рассмотрим, как заполняются графы книги. Вверху страницы указывается дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги.

Форма кассовой книги (КО-4) утверждена Постановлением Госкомстата №88. Стандартный вид книги упрощает ее заполнение. Обычно для ведения приобретается готовая для использования книга с уже расчерченными графами и столбцами, но можно использовать и электронный вариант. Бланк книги образца 2017 года можно скачать на нашем сайте.

Информация в книге заполняется по принципу: один кассовый документ – одна запись в книге.

  • в следующем разделе указывается номер корреспондирующего или субсчета – сведения, указывающие на способ расходования или поступления средств, к примеру, 51 – расчетный счет, 70 – заработная плата и т. д.;
  • далее заполняются строки прихода и расхода – суммы указываются цифрами в рублях, копейки ставятся через запятую;
  • в графе «Перенос» указывается сумма операций всех предыдущих строк;
  • после этого заполняется строка «Итого за день» – полученные и выданные деньги заполняются отдельно;
  • последней графой, которая заполняется, является графа «Остаток на конец дня» – полученные и выданные средства сверяются с остатком на начало дня, сумма должна совпадать с фактическим остатком наличных средств в кассе.

Внесением данных в книгу занимается кассир или лицо, его заменяющее, а проверкой внесенной информации – главный бухгалтер или руководитель предприятия (в зависимости от действующей структуры). Индивидуальный предприниматель может вести кассовую книгу лично.

Кассовая книга представляет собой специальный журнал из пятидесяти или ста страниц, в котором фиксируются все операции, совершаемые с наличными средствами. На одном предприятии ведется одна кассовая книга, если только юрлицо не имеет филиалов или представительств, действующих на основе собственных балансов: в этих случаях заводится несколько кассовых книг.

Внесенные данные заверяются подписями бухгалтера и кассира.

Составляем заявление на подотчет — образец на 2017-2018 гг

Заявление на подотчет — образец 2017-2018 годов можно скачать в этой статье. В процедуру составления такого заявления внесен ряд изменений, ознакомиться с которыми вы можете в материале ниже.

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

Разъяснения Центробанка о том, как оформить распорядительный документ на подотчет, см. в материале «Выдача денежных средств в подотчет — по какому документу?».

Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):

Образец заявления на выдачу средств под отчет можно скачать на нашем сайте:

ВАЖНО! С 19.08.2017 допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).

Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.

Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.

10 ошибок, которые совершают бухгалтеры, выдавая деньги под отчет

  1. наименование документа;
  2. дата его составления;
  3. название фирмы, составившей документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения;
  6. должность сотрудника, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
  7. подписи.

Компании и индивидуальные предприниматели могут выдавать под отчет наличность только тем лицам, которые отчитались по ранее выданным средствам. Если работник этого не сделал, то будет ошибкой выдавать ему новую «партию» денег.

Предельный размер расчетов наличными в рамках одного договора между юридическими лицами, а также между компаниями и индивидуальными предпринимателями составляет 100 000 рублей (Указание Банка России от 07.10.2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных рас четов»). Такое ограничение применяется также, если подотчетное лицо покупателя вносит наличные средства в кассу поставщика.

По моему мнению, начислять НДФЛ в данном случае нецелесообразно. Ведь в такой ситуации возможен спор с работником, да и деньги он может все-таки вернуть.

По возможности осуществляйте расчеты безналичным методом. Расчеты «живыми» деньгами рекомендуется проводить только в случае крайней необходимости, например, компании понадобились ручки или бумага для принтера.

Еще один вопрос: а можно ли выдавать наличность под отчет в рублях иностранному сотруднику? В постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 11 февраля 2014 года по делу № А69-3113/2013 суд указал, что так поступать можно. Арбитры сделали вывод, что выдача иностранцу рублей не входит в Перечень валютных и иных операций резидентов и нерезидентов, содержащийся в Приложении 2 к Инструкции Банка России от 4 июня 2012 года № 138-И. Таким образом, выдача компанией своему иностранному работнику под отчет средств нельзя отнести к валютной операции. Аналогичный вывод сделан в по становлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 5 февраля 2014 года по делу № А69-3098/2013.

Отсутствие ордера является ошибкой. Чтобы ее избежать, нужно регламентировать в учетной политике выдачу и оформление этого документа. Кроме того, в трудовом договоре с бухгалтером необходимо прописать четкие обязанности по выдаче ордеров при оформлении средств под отчет.

Предельный размер расчетов наличными в рамках одного договора между юридическими лицами, а также между компаниями и индивидуальными предпринимателями составляет 100 000 рублей.

Во избежание спорных ситуаций, необходимо прописать в локальном акте, какие документы подтверждают расходы, а также инструктировать сотрудников, какие бумаги они должны собрать.

Как составляется приказ о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карту

К наиболее распространенным ошибкам при проведении расчетов, относят следующие:

В то же время, руководитель предприятия несет полную ответственность в части соблюдения кассовой дисциплины при выполнении взаиморасчетов с подотчетным сотрудником. Наделение полномочиями относительно использования карты и управления расходом средств по ней должно быть зафиксировано во внутренней документации предприятия.

Правильно оформить приказ поможет образец документа на фирменном бланке организации, с указанием основных ее реквизитов. Приказу присваивается номер, ставится дата и место подписания документа.

Для того, чтобы предприятие переводило средства сотрудникам на зарплатную карту, согласно Письма Минфина№ 03-11-11/42288, опубликованного 25.08.14 года, требуется составление заявления.

Образец заполнения приказа о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карту

Порядок регулирования вопросов использования карточки несколькими подотчетными физическими лицами требует прояснения ситуации с защитой средств на карте от несанкционированного использования посторонними.

В качестве обоснования для зачисления отражают целевое назначение средств, поступающих на карточку.

В отношении налоговых органов, отсутствует требование сообщить информацию об эмиссии корпоративной карточки т.к. в фискальный орган предоставляются сведения только по открытым банковским счетам организации.

В тексте приказа о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карточку должна быть указана точная сумма для зачисления и реквизиты самой карты. Приказом назначается ответственный за его исполнение бухгалтер предприятия.

Как происходит выдача денег в подотчёт

  • оплата служебных поездок (командировка);
  • наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
  • на приобретение товарно-материальных ценностей;
  • представительские расходы;
  • оплата работ и услуг, выполненных для организации;
  • покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их получения.

Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном балансе.

  • служебная записка, содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
  • приказ, который составляет и заверяет руководитель;
  • кассовый расходный ордер.

Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия. Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги.

Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил. В первую очередь должно быть написано заявление от подотчётного лица о необходимости выделить ему средства на производственные расходы. Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке.

  • перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
  • должности сотрудников;
  • суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
  • срок использования средств;
  • дата подачи авансовой отчётности.

Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.


Комментарии запрещены.